Políticas

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1.ALCANCE

EL EDIFICO PORVENIR P.H., está comprometido con el cumplimiento de la regulación en materia de protección de datos personales y con el respeto de los derechos de los titulares de la información. En desarrollo de tal cometido, adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de bases de datos.

La política de protección de datos personales se aplicará a todas las Bases de Datos que contengan Datos Personales, imágenes y grabaciones que sean objeto de tratamiento por parte de EDIFICIO PORVENIR P.H., considerado como responsable del tratamiento de Datos Personales, (en adelante EL EDIFICIO).

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Razón social: EDIFICIO PORVENIR-PROPIEDAD HORIZONTAL

Dirección: Carrera 11 # 87 – 51 EDIFICIO PORVENIR.

Página web: www.edificioporvenirph.com

Correo Electrónico: ed.porvenir@gmail.com

Teléfono: en Bogotá +57-1-6019122

3 .DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento. Esta puede ser escrita o verbal que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización

Consulta: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.

Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros)

Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C. Co.). Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.

Dato personal semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.

Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo Art. 15 de la ley 1581 de 2012.

Titular: Es la persona natural a que se refiere a la información.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país

Requisito de procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento Encargado del Tratamiento, lo anterior según el artículo Art. 16 de la ley 1581 de 2012.

4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

• Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).

• Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.

• Libertad: La recolección de los Datos Personales Sensibles solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.

• Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

• Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en EL EDIFICIO están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en EL EDIFICIO.

• Temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo determinado en el presente Manual, término que se considera razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y el término que las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control determinen.

5. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

El EDIFICIO PORVENIR P.H., realizará el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, entre otros) de los datos personales para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

A. Permitir y controlar el ingreso y acceso a las zonas comunes del Edificio de residentes, empleados, trabajadores, visitantes, clientes, distribuidores, y proveedores, vehículos, retiro e ingreso de mercancía, equipos y elementos solicitados y autorizados por la administración de EL EDIFICIO

B. Entregar información a las oficinas residentes en el edificio para el control de horarios de sus funcionarios o visitantes cuando así lo requieran

C. Prevenir la comisión de delitos, actuaciones dañosas o violatorias del régimen de propiedad horizontal de todas las personas que laboren o visiten las instalaciones de EL EDIFICIO.

D. Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al usuario con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.

E. Implementar estrategias de relacionamiento con residentes, visitantes, proveedores, y otros terceros con los cuales el edificio tenga relaciones contractuales o legales.

F. Realizar invitaciones a eventos y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con el EDIFICIO PORVENIR, o aquel que llegare a tener.

G. Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes;

Para fines de seguridad de las personas, de los bienes e instalaciones de EL EDIFICIO, podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

El tratamiento de los datos personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información personal del EDIFICIO PORVENIR P.H.

Los datos podrán ser (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de EL EDIFICIO, (iv))Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente; (v) Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal de, facturación y control y administración de parqueaderos tanto de visitantes como de propietarios.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de EL EDIFICIO, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

A. Conocer los Datos Personales sobre los cuales EL EDIFICIO está realizando el Tratamiento. De igual manera, los copropietarios y/o arrendatarios pueden solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

B. Solicitar prueba de la autorización otorgada a EL EDIFICIO para el Tratamiento de sus Datos Personales y específicamente para el tratamiento de datos personales sensibles.

C. Ser informado por EL EDIFICIO, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.

D. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

E. Solicitar a EL EDIFICIO la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y EL EDIFICIO, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos. La revocatoria y/o supresión procederá en todo caso cuando la Superintendencia de Industria y Comercio determine que en EL EDIFICIO ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la Ley;

F. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. DEBERES DEL EDIFICIO PORVENIR P.H., CUANDO OBRA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que el EDIFICIO PORVENIR P.H. está obligado a cumplir deberes impuestos por la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

7.1. Deberes del EDIFICIO PORVENIR P.H., respecto del titular del dato.

A.  Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales

B.  Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, cuando la misma aplique.

C.  Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

D.  Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales

E.  Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política;

7.2. Deberes del EDIFICIO PORVENIR P.H., respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales.

A. Observar los principios de veracidad o calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política

B.  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

C.  Actualizar la información cuando sea necesario

D.  Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente

8. DE LA AUTORIZACIÓN

8.1. Autorización para tratamiento de datos.

EL EDIFICIO solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por EL EDIFICIO, tales como:

A. Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por EL EDIFICIO.

B. De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.

C. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

PARAGRAFO 1: En ningún caso EL EDIFICIO asimilará el silencio del Titular a una aceptación tácita.

PARAGRAFO 2: De conformidad con el Art. 10 de la Ley 1581 la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

8.2. Autorización para tratamiento de datos sensibles. Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

A.  El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

B. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, EL EDIFICIO informará al Titular:

• Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

• Cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento, son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

C. Adicionalmente, EL EDIFICIO tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, EL EDIFICIO ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, oficinas vinculadas y aliados comerciales.

8.3. Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA).

Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

A.  La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA.

B.  El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto

9. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS.

Los Titulares de la información tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 20 del decreto 1377 de 2013:

a.   Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el EDIFICIO PORVENIR.

b.   Por sus herederos, quienes deberán acreditar tal calidad, cuando el titular ha fallecido.

c.   Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d.   Por estipulación a favor de otro o para otro

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Todas las consultas y reclamos al EDIFICIO PORVENIR P.H., se podrán realizar a través de los siguientes mecanismos:

Página web: www.edificioporvenirph.com

Correo electrónico: ed.porvenir@gmail.com

Estas son las pautas para atender consultas y reclamos:

9.1. Consultas.

Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en el EDIFICIO PORVENIR P.H., se canalizarán EXCLUSIVAMENTE a través de los canales que tiene EL EDIFICIO destinados para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:

a. Fecha de recibo de la consulta

b. Identidad del solicitante

Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los datos personales requeridos. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.2. Reclamos. Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos para el régimen de protección de datos y en esta política.

El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida al EDIFICIO PORVENIR- PH que contenga la siguiente información:

a.   Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada

b.   Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo

c.   Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite. Documentos y demás pruebas pertinentes que     quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

La Oficina de Seguridad será la encargada de la función de protección de datos la cual se puede contactar a través de e-mail: ed.porvenir@gmail.com o al número telefónico +57-1-6019122

11. CIRCUITO CERRADO DE TELEVISIÓN VIDEO VIGILANCIA.

El EDIFICIO PORVENIR P.H., utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas.

El EDIFICIO PORVENIR P.H., informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia.

La información recolectada se utilizará para fines de seguridad, para registrar y prevenir la comisión de delitos, actuaciones dañinas o violatorias del régimen de propiedad horizontal y/o a los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

12. FECHA DE ENTRADA EN VIGOR DE LA PRESENTE POLÍTICA Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.

Esta política fue aprobada luego de la expedición de la ley 1581 de 2012 y modificada para incorporar algunos aspectos que establece el decreto 1377 del 27 de junio de 2013 razón por la cual entrará en vigencia a partir del 15 de diciembre de 2018. La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013.